Работая с руководителями и собственниками бизнеса я часто слышу:
«У меня совершенно нет времени»;
«Такую ответственную работу никому не могу доверить»;
«Я сделаю это быстрее и лучше, чем персонал»;
«Струдники не поймут, у них и так полно работы»;
«Сегодня я дам это задание, а завтра он займет мое место».
Основная причина этих фраз не в приоритетах, не в тайм менеджменте и вовсе не в слабом доверии к подчиненным. Корень этой ситуации - отсутствие делегирования или редкое использование этой функции в практике.
К чему приводит, если руководитель не использует функцию делегирования в управленческой практике:
Ящик входящей почты переполнен.
Постоянно работаете сверхурочно, чтобы выполнить задачи, которые "по силам только вам".
Исправляете не удовлетворяющие результаты, тратя на это дополнительное время.
Сотрудники считают себя недостаточно подготовленными Нет боевого духа и высокая текучесть кадров.
В чем же польза этой функции ? Можете сократить рабочую нагрузку и количество стресса, если передадите задания людям. Тогда сможете уделить внимание проектам, действительно требующим непосредственного участия, - долгосрочное планирование и формирование корпоративной политики. Делегирование помогает:
создать больше доверия между руководителем и исполнителем,
усилить мотивацию сотрудника и помогает сотруднику проявить лучшие способности, ресурсы и навыки.
развиваться.
О делегировании написано уже много, в этой статье предлагаю рассмотреть способы делегирования.
Так как мне часто приходилось работать с руководителями розницы, то я заметила, как делегирование похожа на продажу, продажу идеи! Как и в основных принципах продаж в делегировании есть такие этапы как: Подготовка
Установление контакта
Выяснение мотивации/потребностей
Яркая презентация задачи на основе мотивации и потребностей
Отработка сомнений
Завершение делегирование или подведение итогов.
Особенно эффективно, когда к принципам продаж примешиваются принципы и инструменты коучинга. Разберем каждый этап отдельно:
ПОДГОТОВКА Прежде чем готовится к делегированию, следует определить цель. Что вы хотите, когда делегируете задачу? * уменьшить свою нагрузку? * обучить персонал новым навыкам? * начать новый проект?
Затем нужно определить, какие задания вам хотелось бы делегировать, и какие знания и навыки требуются для их успешного завершения. И, наконец, выбрать подходящего сотрудника для делегирования. Не все задания могут быть делегированы.
Лично вы всегда ответственны за: Нельзя делегировать задачи, которые относятся к ключевым областям результата руководителя, а так же управленческие функции – постановка целей, планирование, контроль, мотивация, делегирование, задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные и срочные дела, конфиденциальные или личные задачи. Делегирование данных функций возможно в случае, когда готовите руководителя на ваше место. Определение навыков необходимых для выполнения работы.
Сложно найти подходящего человека, пока не определите, какие навыки требуются для работы.
Для такого анализа ответьте на три вопроса: Какие интеллектуальные навыки необходимы? (например, способность решать проблемы, логическое мышление, возможность принятия решения, планирования, творческий подход).
Какие действия и оборудование понадобиться? (например, использование проектора, организация, выступления).
Какие навыки межличностных отношений необходимы? (например, определение нужд покупателя, переговоры о ресурсах, консультации с экспертами).
Выбор человека для выполнения задания.
Для того чтобы подготовиться к делегированию, вам пригодятся эти вопросы.
УСТАНОВЛЕНИЕ КОНТАКТА Для многих руководителей трудность в делегировании появляется, когда между подчиненным и руководителем нет контакта. Создание контакта не равняется завязыванию неформальных отношений. В данном случае – это создание благоприятных условий для прояснения мотивов, создание искренних отношений. Если важно делегировать задачу эффективно, если хотите, чтобы сотрудник с высокой мотивацией и энтузиазмом выполнял ее – важно этому этапу уделить время. Сотруднику важно чувствовать себя, как минимум в безопасности, здорово, если он ощущает вашу веру в его силы выполнить эти цели. Для создания такого контакта бывают очень полезны основные принципы коучинга: Со всеми все в порядке В основе любого действия лежит позитивное намерение У людей уже есть все ресурсы для достижения результата Люди делают наилучший выбор из всех возможных Люди постоянно меняются С такими принципами создать комфортную атмосферу для передачи задачи легко.
ПРОЯСНЕНИЕ МОТИВАЦИИ/ПОТРЕБНОСТИ
У каждого сотрудника своя мотивация: для одного важен карьерный рост, для другого материальные стимулы, а для третьего статус. Для того чтобы задача заинтересовала сотрудника, важно понимать на чем сможем сделать верный акцент. Для этого нам помогут коучинговые вопросы. Например: «Что для тебя важно на этой работе? Что важного она тебе приносит? Какие личные цели помогает тебе реализовать? Что ждешь от работы в компании? Какие задачи интересны? В процессе задавания этих вопросов внимательно наблюдаем за реакцией сотрудника, – на каких ответах больше оживления и заинтересованности, такие задачи он сможет выполнить с энтузиазмом и высокой энергией.
ПРЕЗЕНТАЦИЯ
Цель этого этапа рассказать сотруднику о проекте так, чтобы он загорелся идеей. Так, чтобы идея соответствовала ценностям, ожиданиям, предпочтениям, смогла помочь проявить свои лучшие качества и навыки.
Рассказывая о делегируемом проекте или задаче важно ответить на следующие вопросы:
«Что предстоит?» отвечая на этот вопрос, вы можете коротко описать задачу. Например:
«Ты, наверное, знаешь, что нам к концу года необходимо открыть еще 3 торговые точки»
«Почему это важно?»
Чтобы рассказать о важности этой задачи.
Например: «Сейчас это особенно важно, когда компания выходит на новый уровень развития. Тебе это будет важно тем, что сможешь расширить территорию, и тем самым получить больше возможностей заработать. У тебя появится возможность поставить в этот салон новых управляющих из кадрового резерва компании, которые уже готовы к этой должности. Кроме этого – представлять нашу компанию в новых городах».
«Кем ты становишься?» Ответ на этот вопрос дает больше представления о роли сотрудника в этой задаче.
«За счет этого сможешь стать первым руководителем с такой обширной географией! Ты становишься действительно эффективным руководителем, т.к. сможешь усилить свои навыки дистанционного управления, ведения переговоров с арендодателями и т.п.»
«Для чего еще важна эта задача?» Ответ на этот вопрос открывает большие горизонты для сотрудника и помогает усилить его мотивацию. Например: «Это дает возможность расти карьерно и профессионально, а нашей компании стать лидером в регионе!» Важно, чтобы презентация была связана с митивами и ценностями. Далее проверяем насколько у сотрудника сильный интерес к задаче. Получив подтверждение, переходим к следующему этапу. «Что делать?» Например: «Для этого важно сделать: 1, 2, 3.»
ОТРАБОТКА СОМНЕНИЙ И ВОЗРАЖЕНИЙ Порой на этом этапе у сотрудника возникают вопросы. Ваша задача снять все сомнения человека и привести важные аргументы, максимально прояснить для него цели, задачи и шаги.
ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ
Завершающим этапом делегирования является подведение итогов. Здесь важно определить, как понял сотрудник вашу задачу. Это важно еще и тем, что вы сможете точно понять, что из вашей задачи запомнил сотрудник и сможете вовремя скорректировать. Лучше, если сотрудник запишет ключевые этапы или результаты этой задачи. С сотрудником важно договориться о деталях выполнения задачи, о том, как сможете узнать, что задача выполняется правильно и в срок. Какие возможности видит сотрудник в достижении результата, какие риски могут остановить его. Обсудить совместно, как справиться с рисками, по каким вопросам сотрудник может обратиться к другим сотрудникам или к руководителю за помощью.
ЗАВЕРШЕНИЕ
Здесь мы обсуждаем результаты делегированной задачи с подчиненным. Важно узнать у него: Что ему дала эта новая задача?
Признайте его успехи, похвалите за выполненную работу. Сравните достигнутые результаты с поставленными заранее стандартами. Избегайте критики и обвинений, обсудите, какие поправки будут необходимы в будущем.
Обсудите план действий для дальнейшего профессионального роста сотрудника. Сотрудник должен чувствовать, что его работа получила признание, не только ваше, но и вашего руководства и клиентов.
Процесс делегирования занимает некоторое время, усилия и другие ваши ресурсы, при этом в перспективе вы сэкономите гораздо больше. Передав задачу так, что сотрудник с энтузиазмом и высокой мотивацией выполняет ее, - вы в итоге сами экономите массу ресурсов, даете возможность расти и развиваться сотрудникам, достигаете лучших результатов меньшими усилиями.